Die besondere Regelung wird über einen Tarifvertrag oder eine untergeordnete Vereinbarung definiert.
Falls es keinen Tarifvertrag oder untergeordneten Vereinbarung gibt, obliegt es dem Arbeitgeber die im Unternehmen anzuwendende besondere Regelung zu definieren.
Ist ein Betriebsrat im Betrieb vorhanden, wird die besondere Regelung nach dessen Information und Anhörung definiert oder geändert.
Bei Unternehmen, die mindestens 150 Arbeitnehmer beschäftigen, wird die besondere Regelung im gegenseitigen Einvernehmen zwischen dem Arbeitgeber und dem Betriebsrat eingeführt oder geändert.
In jedem Fall muss die besondere Regelung bezüglich des Rechts auf Nichterreichbarkeit die Einhaltung der legalen oder aus einer Vereinbarung ergebenden Bestimmungen, die in Sachen Arbeitszeit anzuwenden sind, gewährleisten.