Un règlement sur le fonctionnement d’un horaire mobile peut se substituer au système du plan d’organisation du travail.
La décision relative à l’institution d’un horaire mobile ainsi que sa périodicité́, son contenu et ses modalités y compris les modifications est prise dans le cadre d’une convention collective de travail, d’un accord subordonné, d’un accord en matière de dialogue social interprofessionnel ou d’un commun accord entre l’entreprise et la délégation du personnel ou, à défaut, les salariés concernés.
Dans toutes les entreprises la délégation du personnel doit être informée avant l'introduction de l'horaire mobile. Un pouvoir de décision revient à la délégation du personnel dans les entreprises occupant au moins 150 salariés.
L’entreprise qui dispose d'un horaire mobile doit mettre en place un système assurant un décompte exact des heures de travail prestées.
L'employeur est tenu de communiquer les relevés des décomptes globaux par unité́ d’organisation à la délégation du personnel.
Par décomptes globaux par unité d'organisation on entend, pour des raisons évidentes de confidentialité des données personnelles, non pas des relevés individuels par salarié mais un décompte total par service ou autre structure d'organisation de l'entreprise.