La procédure visée à l’article L. 121-7 du Code du travail ne doit être respectée par l'employeur que si les 2 conditions suivantes sont remplies :
- la modification envisagée est défavorable au salarié; et
- la modification porte sur une clause substantielle du contrat de travail.
Si l'employeur a des motifs réels et sérieux pour justifier la modification et que le salarié n'est pas d'accord avec la modification, l'employeur devra respecter la même procédure qu'en cas de licenciement avec préavis.
L'employeur devra par conséquent notifier au salarié les modifications par lettre recommandée, en indiquant leur date de prise d'effet et en respectant un délai de préavis égal au délai de préavis auquel le salarié aurait droit en cas de licenciement avec préavis.
Si l'employeur est obligé de procéder à un entretien préalable, la modification avec préavis doit être notifiée au plus tôt le jour qui suit celui de l'entretien préalable et au plus tard 8 jours après cet entretien (à moins que la convention collective de travail applicable ne prévoit d'autres délais).
Il est à noter que contrairement à la procédure de licenciement, le non-respect de la formalité de l’entretien préalable n’entraîne pas uniquement une « irrégularité formelle », mais la nullité de la modification du contrat.
L'employeur n'est pas obligé de justifier les motifs de la modification dans la lettre même.
Dans un délai d'un mois, le salarié peut, par lettre recommandée, demander à l’employeur les motifs de la modification.
L’employeur sera alors tenu d’énoncer avec précision des motifs réels et sérieux dans les formes et délais prévus pour la motivation du licenciement avec préavis (lettre recommandée et délai d’un mois).
Les motifs à la base d'une modification peuvent avoir trait :
- à l'aptitude du salarié = motif personnel;
- à la conduite du salarié = motif personnel; ou
- aux nécessités du fonctionnement de l'entreprise, de l'établissement ou du service = motifs économiques.