Das entsendende Unternehmen muss während der Dauer der Entsendung am Arbeitsplatz des entsandten Arbeitnehmers auf luxemburgischem Staatsgebiet oder an einem anderen für die Bezugsperson, zugänglichen Ort folgende Dokumente in Papierform oder im elektronischen Format aufbewahren und sie innerhalb der auferlegten Frist auf Verlangen des Gewerbe- und Grubenaufsichtsamts (ITM) oder der anderen zuständigen Behörden vorlegen:
- eine Kopie des mit dem Bauherrn, dem Auftraggeber, dem Unterauftragnehmer, ihren jeweiligen Vertragspartner geschlossenen Dienstleistungsvertrags sowie gegebenenfalls eine Kopie des Überlassungsvertrags;
- das Original oder eine Kopie des Formulars A1 oder ansonsten den Nachweis für die Anmeldung des Arbeitnehmers bei den Sozialversicherungsträgern für die gesamte Dauer der Entsendung auf luxemburgisches Staatsgebiet;
- die Kopie des Arbeitsvertrags oder ein gleichwertiges Dokument gemäß der Richtlinie (EU) 2019/1152 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Juni 2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union, wie sie durch die Gesetzgebung des zuständigen Staates umgesetzt wurde;
- die Lohnzettel sowie die entsprechenden Zahlungsbelege für die gesamte Dauer der Entsendung;
- die Arbeitszeitnachweise mit Angabe des Beginns, des Endes und der Dauer der täglichen Arbeitszeit für die gesamte Dauer der Entsendung nach Luxemburg;
- eine Kopie der Aufenthaltserlaubnis oder des Aufenthaltstitels für alle nach Luxemburg entsandten Drittstaatsangehörigen.
Die Dokumente müssen auf Französisch oder Deutsch übersetzt werden.
Jede nachträgliche Änderung, insbesondere der Bezugsperson, des Aufbewahrungsorts oder des Unterbringungsorts des entsandten Arbeitnehmers, muss dem Gewerbe- und Grubenaufsichtsamt (ITM) auf die gleiche Weise mitgeteilt werden, unbeschadet der Notwendigkeit eines neuen Dienstleistungsvertrags mit einem anderen Gegenstand.