La clause d’essai doit obligatoirement être constatée:
- pour chaque salarié individuellement;
- par écrit; et
- au plus tard au moment de l’entrée en service du salarié.
Selon un arrêt de la Cour, si la preuve est rapportée que les parties étaient dès l’entrée en service d’accord sur l’existence d’une relation de travail et d’une période d’essai (ex. : échange de courriels), cet accord vaut acceptation de la période d’essai malgré le fait que le contrat n’avait pas été signé dès le début de la relation de travail par le salarié, bien que le contrat de travail contenant la période d'essai lui avait été envoyée.
En tous les cas, la période d'essai ne peut pas faire l'objet d'un contrat parallèle ou «inofficiel», l'ensemble des stipulations contractuelles, y compris celles concernant la période d'essai, doivent être intégrées dans un écrit unique.
Si les conditions de forme ne sont pas remplies, la clause d'essai est nulle, et le contrat de travail est considéré conclu sans période d'essai.
A noter toutefois que, lorsque la convention collective de travail applicable à l’entreprise contient une disposition établissant que le contrat de travail de chaque salarié nouvellement embauché sera précédé d’une période d’essai, l’inscription de la clause d’essai au sein du contrat de travail individuel n’est pas requise.