L’ITM reçoit et assure le suivi des signalements tombant sous son champ de compétences.
L’ITM peut demander par écrit à l’organisme concerné par le signalement la communication de tous les renseignements qu’elle juge nécessaires, dans le strict respect de la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte.
Par dérogation au paragraphe précédent, l’ITM peut être amenée à divulguer l’identité du lanceur d’alerte. Dans ce cas, l’ITM en informe le lanceur d’alerte.
L’ITM met en place des mesures de sauvegarde appropriées.
Il peut y avoir des variations spécifiques en fonction de la nature de la violation du droit et des canaux de signalement externes choisis.
L’ITM communique au lanceur d’alerte le résultat final des démarches auxquelles le signalement a donné lieu, sous réserve des informations tombant dans le champ d’application d’une obligation légale de secret pénalement sanctionnée (informations classifiées, informations ayant trait à la sécurité nationale ou encore informations couvertes par un secret (secret médical, secret des relations entre un avocat (« secret professionnel des avocats ») et son client ou secret de l’instruction).
L’ITM s’assure notamment :
- d’accuser réception du signalement dans un délai de 7 jours à compter de sa réception ;
- d’en assurer un suivi diligent ;
- de fournir au lanceur d’alerte un retour d’informations dans un délai raisonnable n’excédant pas 3 mois, ou 6 mois dans des cas dûment justifiés ;
- de communiquer au lanceur d’alerte le résultat final des démarches auxquelles le signalement a donné lieu, sous réserve des informations tombant dans le champ d’application d’une obligation légale de secret pénalement sanctionnée.
Les signalements sont susceptibles d’entraîner des actions, par exemple des demandes d’informations, des contrôles sur place, des procédures de sanction.
L’ITM qui reçoit un signalement qui ne tombe pas sous son champ de compétences transmet de manière confidentielle et sécurisée (via un lien unique) le traitement à l’autorité compétente.
Dans la mesure nécessaire à l’accomplissement de leurs missions respectives, les autorités compétentes coopèrent et se prêtent mutuellement assistance.
Définition
« suivi » est défini par la Loi comme : « toute mesure prise par le destinataire du signalement, ou toute autorité compétente (en l’occurrence l’ITM), pour évaluer l’exactitude des allégations formulées dans le signalement et, le cas échéant, pour remédier à la violation signalée, y compris par des mesures telles qu’une enquête interne, une enquête, des poursuites, une action en recouvrement de fonds, ou la clôture de la procédure ; »