Avant de soumettre son signalement, le lanceur d’alerte veille à rédiger un document clair, précis et détaillé, en fournissant toutes les informations qu’il a collectées.
Les informations apportées doivent être aussi précises et complètes que possible.
Le lanceur d’alerte décrit les violations présumées de manière factuelle et objective, en évitant les spéculations ou les opinions personnelles. Les informations doivent présenter un lien direct avec l’objet de l’alerte. Le lanceur d’alerte peut, le cas échéant, mentionner les lois de l'Union européenne ou les lois nationales qui ont été violées.
Le lanceur d’alerte qui souhaite signaler des violations du droit national ou européen entrant dans le domaine de compétences de l’ITM, peut s’adresser à l ’ITM dans une des trois langues administratives conformément à la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues (français, luxembourgeois, allemand) ou en anglais:
- via la plateforme sécurisée Alerter l’ITM sur MyGuichet (sans authentification) (le lanceur d’alerte peut signaler des violations de manière anonyme par le biais de la création d’une boîte mail anonyme comme indiqué ci-dessous).
Le lanceur d’alerte peut fournir jusqu’à 20 pièces corroborant ses révélations sous des formats courants : (taille maximum : 30 Mega). Au besoin, il peut compresser et zipper ses pièces jointes avant envoi.
Les preuves peuvent être :- Les correspondances complètes avec l’entreprise ;
- Les documents à l’appui du signalement ;
- Des photographies ;
- Des prises d’écran (« screenshots ») ;
- Tout autre document utile pour le traitement de l’alerte.
Ces preuves seront conservées de manière sécurisée et confidentielle.
Sera considéré comme un « signalement effectué de manière anonyme » tout signalement dont le lanceur d’alerte aura choisi de ne pas révéler son identité (nom, prénom, fonction, identifiants, adresse de courriel nominative, etc.), peu importe qu’il puisse être possible de l’identifier au terme d’une enquête ou recherche complémentaire.
Si le lanceur d’alerte soumet des informations de manière anonyme, il veille à supprimer toute indication qui permettrait de l’identifier (par exemple, son nom en tant qu’auteur dans les propriétés de fichier d’un document).
Si le lanceur d’alerte choisit de s'identifier, ou si une disposition spécifique oblige l’ITM à identifier le lanceur d’alerte anonyme, son identité est traitée de façon confidentielle par les membres du personnel de l’ITM.
La plateforme sécurisée de signalement garantit l’exhaustivité, l’intégrité et la confidentialité des informations transmises à l’ITM.
- par e-mail à l’adresse : alerte.externe@itm.etat.lu ;
Le lanceur d’alerte signalant des infractions présumées au droit pertinent de l’UE ou au droit national via la boîte mail dédiée souhaitant rester anonyme n’est nullement tenu de révéler ses données personnelles. Au cours des enquêtes ouvertes à la suite des rapports d’infraction, l’ITM est toutefois susceptible d’obtenir des informations contenant des données d’identification (y compris nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, numéro de téléphone ou de télécopie, adresse électronique et IP), des données professionnelles (dont profession, employeur et fonctions) ou des données financières (dont bulletins de salaire).
- par courrier à l’adresse postale de l’ITM : L-2010 Luxembourg, boîte postale 27
- par téléphone au numéro dédié (+352 247-76104) (pendant les heures de bureau).
Les signalements par téléphone ne sont pas enregistrés. - par le bais de rencontre en personne aux guichets de l’ITM.
Les membres du personnel de l’ITM ont accès aux informations transmises à l’ITM et sont tenus de respecter le secret professionnel conformément à l’article L.615-2 du Code du travail qui dispose :
« Le personnel de l’Inspection du travail et des mines est tenu de garder le secret des informations confidentielles dans ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions, sous peine des sanctions prévues à l’article 458 du Code pénal. »
Ils sont tenus de respecter le secret quant à l’identité du lanceur d’alerte ou de la personne concernée et de transmettre le signalement au plus vite aux membres du personnel en charge du traitement.
Il est conseillé, dans la description de la violation du droit, de ne mentionner que les éléments d’information nécessaires au traitement des signalements et, en particulier, d’éviter d’y inclure, si cela n’est pas indispensable, des catégories particulières de données (données dites sensibles au sens de l’article 9 du RGPD) concernant le lanceur d’alerte ou des personnes tierces (par exemple des données révélant un état de santé, des données révélant l’appartenance syndicale).