Abgesehen von der Frage der Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen gibt es keine präzise Antwort auf die allgemeine Frage der Aufbewahrungsdauer für die Personalakten der Arbeitnehmer.
Die Dauer der Aufbewahrung eines Dokuments hängt von der Art des betreffenden Dokuments und dem Zweck seiner Aufbewahrung ab.
Als Orientierung können die Bestimmungen der Verordnung (EU) des Europäischen Parlaments vom 27. April 2016zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) herangezogen werden, die besagen, dass die Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet werden, erforderlich ist.
Der Arbeitgeber muss bei den Personalakten differenzieren, um welche Dokumente es sich im Einzelfall handelt – danach richtet sich dann die Aufbewahrungsdauer.
Bei Dokumenten, die mit der Buchführung des Arbeitgebers zu tun haben, gilt die in Artikel 16 des Handelsgesetzbuchs vorgeschriebene gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Bei Dokumenten betreffend das Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitnehmer (Arbeitsvertrag, Nachträge, Abmahnungen, Beurteilungen) sollte der Arbeitgeber diese mindestens bis Ablauf der gesetzlichen Frist aufbewahren, innerhalb derer der Arbeitnehmer die Kündigung seines Arbeitsvertrags anfechten könnte, und während der gesamten Dauer eines etwaigen Gerichtsverfahrens, sollte eine Streitigkeit vor Gericht gebracht werden.