Wenn die Telearbeit gelegentlich ist, stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer, dem er gestattet, Telearbeit zu leisten, eine schriftliche Bestätigung aus.
Die individuelle Einigung betreffend unregelmäßige Telearbeitszeiten kann demnach entweder im Arbeitsvertrag oder durch sonstige Mittel (E-Mail, SMS usw.) festgehalten werden. Die Bedingungen für die Rückkehr können entweder von vornherein in dem der Telearbeit zugrundeliegenden Schriftstück oder auf kollektiver Ebene des Unternehmens oder aber auf individueller Ebene festgesetzt werden.
Handelt es sich um regelmäßige Telearbeit, müssen folgende Punkte im gegenseitigen Einvernehmen zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer schriftlich festgehalten werden:
- der Ort der Telearbeit oder die Modalitäten, um diesen Ort zu bestimmen;
- die Uhrzeiten und Wochentage, während denen der Telearbeiter Telearbeit leistet und für den Arbeitgeber erreichbar sein muss, oder die Modalitäten, um diese Zeiträume zu bestimmen;
- die Modalitäten eines etwaigen Ausgleichs in Sachen geldwerte Vorteile (gemäß Nummer 6 der Vereinbarung);
- die monatliche Pauschale für die Übernahme der Kosten für Verbindung und Kommunikation (gemäß Nummer 8 der Vereinbarung);
- die Modalitäten für den Übergang oder die Rückkehr zur klassischen Arbeitsform (gemäß Nummer 13 der Vereinbarung).
Diese Punkte können ebenfalls im Rahmen der spezifischen Telearbeit-Regelung im Sinne von Nummer 4 der Vereinbarung festgelegt werden, sofern es eine solche gibt.
Wenn es Vereinbarungen auf kollektiver Ebene gibt (d. h. Tarifverträge, Unternehmensvereinbarungen oder Vereinbarungen mit dem Betriebsrat), sind individuelle Vereinbarungen nicht unbedingt notwendig.