Das Arbeitsgesetzbuch sieht weder die Form (im Gegensatz zu anderen Dokumenten wie der Ausgleichsquittung, deren Form in Artikel L. 125-5 des Arbeitsgesetzbuchs ausdrücklich festgelegt ist) noch die Art und Weise der Übersendung der Lohn- und Gehaltsabrechnung vor.
Wenn das Arbeitsgesetzbuch also nichts für die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorsieht, hingegen aber ausdrückliche Vorschriften für die Form anderer Dokumente enthält, scheint dies im Umkehrschluss zu bedeuten, dass die Form und die Art und Weise der Übersendung der Lohn- und Gehaltsabrechnung frei bestimmbar sind, solange der Zweck der Übersendung erfüllt ist.
Gemäß Artikel L. 125-7 Absatz 1 des Arbeitsgesetzbuchs besteht der Zweck darin, den Arbeitnehmer möglichst umfassend über die Zusammensetzung und Abrechnung seines Arbeitsentgelts zu informieren.
Aus dieser Perspektive (Informationspflicht) ist der Arbeitgeber jeden Monat verpflichtet, dem Arbeitnehmer außer in den im Gesetz ausdrücklich genannten Ausnahmefällen eine genaue und detaillierte Übersicht der Berechnungsmethode für sein Arbeitsentgelt (im allgemeinen Sprachgebrauch die „Lohn- und Gehaltsabrechnung“) zu übersenden.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung hat somit den Zweck, den Arbeitnehmer über die Berechnungsmethode für sein Arbeitsentgelt zu informieren, und enthält insbesondere Angaben wie den Arbeitszeitraum und die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden, für die das Entgelt gezahlt wurde, den Lohnsatz der geleisteten Arbeitsstunden, die Anzahl der bezahlten Überstunden, die Anzahl der an Sonntagen, Feiertagen oder nachts geleisteten Arbeitsstunden sowie jedes andere in Form einer Geldleistung gezahlte Arbeitsentgelte oder Sachbezüge.
Somit ändert die Tatsache, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung dem Arbeitnehmer per Post oder per E-Mail übersendet wird, nichts daran, dass dieses Dokument den ihm zugewiesenen Informationszweck erfüllen muss. Auch dass der Arbeitnehmer seine Lohn- und Gehaltsabrechnung bei seinem Arbeitgeber abzuholen hat, nimmt ihm nicht die Möglichkeit, sein Arbeitsentgelt zu überprüfen und berührt somit auch nicht sein Recht auf Zugang zu Informationen über die Berechnung seines Entgelts.
Die Rechtsprechung bestätigt diesen Informationszweck gemäß Artikel L. 125-7 Absatz 1 des Arbeitsgesetzbuchs, wonach die Lohn- und Gehaltsabrechnung dem Arbeitnehmer die Möglichkeit geben soll, „zu überprüfen, ob das erhaltene Arbeitsentgelt dem tatsächlich geschuldeten Arbeitsentgelt entspricht“ (Urteil des Arbeitsgerichts vom 16. Juni 2008, Nr. 1398/08).
Da das Arbeitsgesetzbuch nur vorschreibt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer eine genaue und detaillierte Übersicht der Berechnungsmethode für das Arbeitsentgelt zu übersenden, aber keine weiteren Angaben dazu enthält, wie diese Lohn- und Gehaltsabrechnung zu übersenden ist, scheint eine Übersendung per E-Mail oder auch eine persönliche Übergabe zulässig zu sein.
Zudem erfüllt eine solche Übermittlung per E-Mail den Zweck, der mit der Übersendung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an den Arbeitnehmer verfolgt wird, nämlich ihm die Möglichkeit zu geben zu überprüfen, ob das von seinem Arbeitgeber gezahlte Arbeitsentgelt der im betreffenden Monat geleisteten Arbeit entspricht.
In diesem Sinne spricht auch nichts dagegen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung dem Arbeitnehmer am Sitz des Arbeitgebers bereitsteht und der Arbeitnehmer sie dort abholen muss. Es ist jedoch wichtig, dass der Arbeitnehmer informiert wird, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu seiner Verfügung steht, und ihm mitgeteilt wird, wo er sie abholen kann. Entsprechend den Erfordernissen des jeweiligen Arbeitgebers wird der eine oder der andere Kommunikationsweg für die Lohn- und Gehaltsabrechnung besser geeignet sein.
Es ist in jedem Fall wichtig, dass sich der Arbeitgeber die Übergabe der monatlichen Abrechnung quittieren lässt, weil er gemäß Artikel L. 125-7 des Arbeitsgesetzbuchs nachweisen muss, dass er dieser Pflicht nachgekommen ist.